Ryczałt na przejazd do pracy w Niemczech z pełnymi składkami. ZUS: nie ma zwolnienia

O co pytała agencja pracy tymczasowej

Wniosek o interpretację złożyła 8 września 2026 r. agencja pracy tymczasowej, która zatrudnia pracowników tymczasowych i kieruje ich do pracy w Niemczech. Rozstrzygnął go ZUS Oddział w Lublinie. Z opisu we wniosku wynika, że:

• pracownicy są rekrutowani w całej Polsce, często to młodzi ludzie w pierwszej pracy;
• przy podjęciu pracy muszą dojechać z domu do kwatery w Niemczech, którą zapewnia lub wskazuje agencja;
• koszt tego pierwszego przejazdu bywa dla kandydatów barierą, a wspólnego transportu nie da się zorganizować — każdy jedzie z innego miejsca i w innym terminie;
• agencja chce więc wypłacać jednorazowy ryczałt od 75 do 100 euro, niezależny od wyników, stażu czy stanowiska;
• pracownicy mają z agencją umowy o pracę, podatek od wynagrodzenia płacą w Niemczech, a składki na ubezpieczenia społeczne są odprowadzane w Polsce.

Agencja sama napisała, że ryczałt jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Jednocześnie uważała, że nie powinien wchodzić do podstawy składek. Argumentowała, że nie jest zapłatą za pracę, służy organizacji pracy, leży przede wszystkim w interesie pracodawcy, a według najnowszej linii orzeczniczej NSA koszty transportu i zakwaterowania pracowników delegowanych nie są ich przychodem.

Co odpowiedział ZUS

ZUS uznał stanowisko agencji za nieprawidłowe w całości. Rozumowanie jest krótkie:

1. Podstawą składek jest przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Wynika to z art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także z § 1 rozporządzenia o podstawie wymiaru składek. Dotyczy to składek emerytalnych, rentowych, chorobowych i wypadkowych.
2. Pracownik tymczasowy jest zwykłym pracownikiem. Agencja zatrudnia go na umowę o pracę na czas określony (art. 7 ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), więc stosuje się do niego art. 18 ust. 1 ustawy systemowej.
3. Wyłączenia z podstawy składek to katalog zamknięty. Paragraf 2 rozporządzenia nie wymienia jednorazowego ryczałtu na dojazd z miejsca zamieszkania do miejsca zakwaterowania. Skoro firma traktuje go jako przychód ze stosunku pracy, wchodzi on w całości do podstawy składek.
4. Od ryczałtu trzeba też zapłacić składkę zdrowotną. Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej podstawę składki zdrowotnej pracownika ustala się tak jak podstawę składek emerytalnych i rentowych.

Dlaczego argument o „interesie pracodawcy” nie zadziałał

Najciekawszy fragment decyzji dotyczy tego, czego ZUS nie zrobił. Urząd przypomniał, że interpretacje wydaje tylko w ściśle określonym zakresie (art. 83d ustawy systemowej). Ocena, czy dane świadczenie jest przychodem w rozumieniu ustawy o PIT i z jakiego źródła, do tego zakresu nie należy. Na gruncie Ordynacji podatkowej to wyłączna kompetencja organów podatkowych.

ZUS nazwał to „kwestią przychodową” — zagadnieniem, które trzeba rozstrzygnąć, zanim w ogóle zacznie się liczyć składki. Oparł się więc na deklaracji samej agencji, że ryczałt jest przychodem ze stosunku pracy. Argumenty o interesie pracodawcy i orzecznictwie NSA dotyczą właśnie tego, czy przychód w ogóle powstaje, a tego ZUS w interpretacji nie bada.

Agencja nie podała we wniosku sygnatur wyroków. Za przełomowy w tej linii uważa się wyrok NSA z 1 sierpnia 2023 r. (II FSK 270/21), w którym sąd uchylił niekorzystną interpretację podatkową dotyczącą bezpłatnego zakwaterowania pracowników oddelegowanych za granicę. Była to jednak sprawa o PIT i o świadczeniu, które opłacał pracodawca, a nie o gotówce wypłacanej pracownikowi do ręki.

Dlaczego nie pasuje żadne istniejące zwolnienie

W katalogu z § 2 ust. 1 rozporządzenia są wyłączenia, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie. Każde ma jednak swoje warunki:

ZUS nie analizował w decyzji tych punktów po kolei. Stwierdził tylko, że ryczałtu na dojazd w katalogu nie ma.

Ile to kosztuje — przykład dla 100 euro

Przychód w euro przelicza się na złote tak jak w PIT (§ 2 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia). Bierze się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem wypłaty. Dla ryczałtu wypłaconego 22 października 2026 r. to kurs z 21 października: 4,3641 zł za euro (tabela 205/A/NBP/2026). 100 euro to więc 436,41 zł.

W tym przykładzie pracownik zamiast 436,41 zł dostanie 342,69 zł — i to jeszcze przed niemieckim podatkiem. Pracodawcę ryczałt kosztuje 514,66 zł. Składki pochłaniają więc mniej więcej 40% kwoty ryczałtu.

Stopa wypadkowa zależy od płatnika. Do tego zwykle dochodzą składki na Fundusz Pracy (2,45%) i FGŚP (0,10%), które w tym przykładzie dałyby jeszcze 11,13 zł. Jeśli pracownik ma dostać na rękę pełne 100 euro, ryczałt trzeba ubruttowić, a wtedy składki rosną.

Czy da się to zorganizować inaczej

Decyzja nie zamyka tematu. Pokazuje raczej, że o wyniku przesądza kwalifikacja podatkowa świadczenia. Firma, która chce pomóc pracownikom w dojeździe, powinna rozważyć kilka kwestii:

• Najpierw podatek, potem składki. Jeżeli firma uważa, że świadczenie nie jest przychodem pracownika, warto to najpierw potwierdzić interpretacją podatkową. Dla ZUS liczy się definicja przychodu z polskiej ustawy o PIT, nawet gdy podatek od wynagrodzenia płaci się w Niemczech. Trzeba się jednak liczyć ze sporem, bo linia NSA nie przesądza każdej sprawy.
• Forma ma znaczenie. Argument o interesie pracodawcy jest zwykle mocniejszy, gdy pracodawca sam kupuje bilet albo organizuje przejazd, niż gdy wypłaca gotówkę do swobodnej dyspozycji pracownika. Orzeczenie NSA z 2023 r. dotyczyło świadczenia opłacanego przez pracodawcę.
• Sprawdź § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia. U pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, których przychód przekracza prognozowane przeciętne wynagrodzenie (w 2026 r. 9 420 zł), z podstawy składek wyłącza się równowartość zagranicznej diety za każdy dzień pobytu. Podstawa nie może jednak spaść poniżej przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli agencja spełnia warunki tego przepisu, a po odliczeniu diet podstawa i tak spada do tego minimum, ryczałt może w praktyce nie podnieść składek.
• Uważnie pisz wniosek do ZUS. ZUS rozstrzyga na podstawie opisu z wniosku. Zdanie „świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy” w praktyce przesądziło tę sprawę.

Co ta decyzja znaczy dla innych firm

Interpretacja wiąże ZUS tylko w sprawie tej agencji. Dla samej agencji nie jest wiążąca (art. 35 ust. 1 i 2 Prawa przedsiębiorców), a od decyzji przysługuje odwołanie do sądu okręgowego w terminie miesiąca od doręczenia.

Inne firmy nie mogą się na nią powołać, ale dobrze pokazuje, jak ZUS podchodzi do takich świadczeń. Każdy dodatek, zwrot czy ryczałt, który pracodawca uznaje za przychód pracownika, wchodzi do podstawy składek, chyba że wprost wymienia go rozporządzenie. Dobre intencje, cel organizacyjny czy brak związku z wynikami pracy niczego tu nie zmieniają.

Podsumowanie

Ryczałt na pierwszy dojazd do pracy w Niemczech, wypłacony pracownikowi w gotówce i potraktowany jako jego przychód, jest w pełni oskładkowany: składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotna. ZUS nie znalazł dla niego zwolnienia w rozporządzeniu, a pytania, czy to w ogóle przychód, nie rozstrzygał — to sprawa dla organów podatkowych.

Firma, która chce tego uniknąć, musi zacząć od strony podatkowej i przemyśleć formę pomocy, zanim zapyta ZUS.

Źródła

• Decyzja ZUS z 22 września 2026 r., DI/200000/43/2238/2026 — Biuletyn Informacji Publicznej ZUS, wyszukiwarka interpretacji (wpisz znak sprawy)
• Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe — tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 316
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych — tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 199
• Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych — tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 1461
• Wyrok NSA z 1 sierpnia 2023 r., II FSK 270/21 — Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych
• Archiwum kursów średnich NBP — tabela A — Narodowy Bank Polski
• Ryczałt na przejazd pracownika z Polski do Niemiec z pełnym oskładkowaniem – decyzja ZUS — Anna Kopyść, biz.legalis.pl, 21 października 2026 r.