ZAW-FA — jak nadać pierwsze uprawnienia do KSeF
ZAW-FA rozwiązuje problem kury i jajka: żeby nadać komuś uprawnienia w KSeF, trzeba się w nim uwierzytelnić, a żeby się uwierzytelnić, trzeba mieć uprawnienia. Ten formularz jest drogą wejścia dla podmiotów, które nie mają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Wypełnij ZAW-FA w przeglądarce →Kto potrzebuje ZAW-FA
Zawiadomienie służy do wskazania osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w imieniu podmiotu, który nie jest w stanie uwierzytelnić się w systemie elektronicznie.
W praktyce dotyczy to przede wszystkim podmiotów niebędących osobami fizycznymi — spółek, fundacji, stowarzyszeń — które nie dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Osoba fizyczna prowadząca działalność uwierzytelni się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym i ZAW-FA zwykle nie potrzebuje.
To zawiadomienie o uprawnieniach pierwotnych
Osoba wskazana w ZAW-FA otrzymuje uprawnienie właścicielskie i od tej pory nadaje kolejne uprawnienia już wewnątrz systemu — księgowej, biuru rachunkowemu, pracownikom. Kolejnych osób nie zgłasza się papierem.
Co trzeba mieć przed wypełnieniem
- NIP podmiotu oraz dane osoby uprawnionej: identyfikator (NIP albo PESEL), nazwisko, imię, datę urodzenia.
- Dokument tożsamości osoby uprawnionej — rodzaj, seria i numer, kraj wydania.
- Dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo pieczęci, jeżeli osoba uprawniona będzie się posługiwać certyfikatem. To ciąg znaków przepisywany dokładnie, znak po znaku — pomyłka w jednym znaku uniemożliwi uwierzytelnienie.
- Dane osób reprezentujących podmiot — formularz przewiduje do czterech, zgodnie z zasadą reprezentacji.
Liczba egzemplarzy z poz. 4
Jeżeli zawiadomienie obejmuje więcej niż jedną osobę uprawnioną, składa się kilka egzemplarzy i numeruje je w poz. 4 („egzemplarz nr … z ogółem …”). Sam formularz opisuje jedną osobę.
Gdzie i jak złożyć
Do właściwego naczelnika urzędu skarbowego — według siedziby podmiotu, a dla osoby fizycznej według miejsca zamieszkania. Ministerstwo Finansów potwierdza wprost dopuszczalność postaci papierowej: osobiście albo pocztą.
- Papier — w biurze podawczym albo listem. Q&A Ministerstwa Finansów podaje realizację do 3 dni roboczych i nie przewiduje odrzucania zgłoszeń.
- Kreator w e-Urzędzie Skarbowym — dostępny od lutego 2026, ale nieobowiązkowy.
- e-Doręczenia — wymagają opatrzenia zawiadomienia podpisem elektronicznym.
Co potem
Po przetworzeniu zawiadomienia wskazana osoba może uwierzytelnić się w KSeF i zarządzać uprawnieniami podmiotu. Warto zaplanować to z zapasem: uprawnienia trzeba mieć zanim pojawi się obowiązek wystawienia pierwszej faktury ustrukturyzowanej, a nie w dniu, w którym on nastaje.
Odebranie uprawnień następuje tym samym formularzem — z odpowiednim celem złożenia w poz. 6.
Szerzej o rodzajach uprawnień, certyfikatach KSeF i o tym, czym różni się nadanie uprawnień biuru rachunkowemu od nadania ich pracownikowi: uprawnienia w KSeF. Kalendarz obowiązku i kar opisuje wpis o harmonogramie.
Ostrożnie z wariantem wzoru
W erze KSeF 2.0 wzór potrafi zmienić się z dnia na dzień
Wariant ZAW-FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 r.; wcześniej obowiązywał ZAW-FA(2). Nowelizacja rozporządzenia z 13 lutego 2026 r. weszła w życie Z DNIEM OGŁOSZENIA i nie zmieniła wprawdzie samego załącznika, ale pokazuje tempo zmian. Przed złożeniem sprawdź w metryce poniżej, na jaki dzień zweryfikowaliśmy wzór.
Częste pytania
Mam kwalifikowaną pieczęć elektroniczną spółki. Czy ZAW-FA jest potrzebne?
Nie. Pieczęć pozwala uwierzytelnić podmiot bezpośrednio w KSeF i nadać uprawnienia elektronicznie. ZAW-FA jest drogą dla tych, którzy takiej możliwości nie mają.
Czy biuro rachunkowe zgłasza się przez ZAW-FA?
Nie. Biuro otrzymuje uprawnienia nadane wewnątrz systemu przez osobę uprawnioną podmiotu. Papierowe zawiadomienie służy wyłącznie do wskazania pierwszej osoby.
Czy czynny żal chroni przed karami za błędy w KSeF?
Nie. Kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT, obowiązujące od 1 stycznia 2027 r., są administracyjnymi karami pieniężnymi, a nie odpowiedzialnością karną skarbową. To inny reżim — czynny żal ich nie dotyczy.
Metryka formularza
- Wzór
- ZAW-FA (3)
- Podstawa prawna
- § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 12.12.2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur — Dz.U. 2025 poz. 1815
Delegacja: art. 106r ustawy o VAT - Forma papierowa
- dopuszczalna
Wzór zweryfikowany: 2026-08-31