Tryb offline i awaria KSeF: co wolno i w jakim terminie
Brak internetu nie zwalnia z wystawienia faktury — pozwala tylko wystawić ją poza systemem i dosłać później. Tryby są trzy, różnią się przyczyną i terminem dosłania, a w każdym data wystawienia zostaje ta, którą wpiszesz w polu P_1.
Trzy tryby, trzy terminy
| Tryb | Kiedy wolno | Termin dosłania do KSeF |
|---|---|---|
| Offline24 | chwilowy brak połączenia po Twojej stronie — nie musisz niczego udowadniać | niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia |
| Niedostępność KSeF | planowane prace serwisowe ogłoszone przez Ministerstwo Finansów | nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności |
| Awaria KSeF | awaria ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów | do 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
Offline24 jest trybem codziennym, nie wyjątkowym
Nie wymaga żadnego ogłoszenia ani zgłoszenia. Wystarczy, że w danej chwili nie masz połączenia — także wtedy, gdy przyczyna leży wyłącznie po Twojej stronie. Cenę płacisz terminem: jeden dzień roboczy, nie siedem.
Data wystawienia się nie przesuwa
We wszystkich trzech trybach datą wystawienia jest data wskazana w polu P_1 faktury, a nie dzień, w którym plik trafił wreszcie do systemu. To rozstrzyga o okresie rozliczeniowym i o obowiązku podatkowym.
Inaczej jest w trybie zwykłym: tam datą wystawienia jest dzień przesłania faktury do KSeF — moment rejestracji na bramce, niezależnie od tego, kiedy system nada numer KSeF.
Dwa kody QR zamiast jednego
Faktura wydawana nabywcy przed dosłaniem do systemu musi nieść dwa kody QR:
- kod z oznaczeniem OFFLINE — umożliwia dostęp do faktury,
- kod z oznaczeniem CERTYFIKAT — potwierdza tożsamość wystawcy; wymaga certyfikatu KSeF typu 2.
Po dosłaniu faktura otrzymuje numer KSeF i od tej chwili wystarczy jeden kod QR. W praktyce znaczy to, że certyfikat typu 2 trzeba mieć zanim wydarzy się pierwsza awaria — nie da się go zdobyć w trybie ratunkowym.
Brak certyfikatu typu 2 blokuje tryb offline
Bez niego nie wygenerujesz drugiego kodu QR, a więc nie wydasz nabywcy prawidłowo oznaczonej faktury offline. Certyfikaty są do pobrania od 1 listopada 2025 r., a używalne w systemie od 1 lutego 2026 r.
Jak przekazać fakturę nabywcy
Do czasu dosłania fakturę wydaje się poza systemem — w uzgodniony z nabywcą sposób, z obydwoma kodami QR. Przy awarii ten stan może trwać przez całe siedem dni roboczych od jej zakończenia.
Po dosłaniu nabywca ma fakturę w KSeF i to ona jest dokumentem właściwym. Egzemplarz wydany wcześniej nie staje się przez to nieważny — pełnił rolę pomostową.
Czego tryby offline nie załatwiają
- Nie przedłużają terminu wystawienia faktury. Termin z ustawy o VAT biegnie normalnie; tryb offline dotyczy wyłącznie momentu przesłania do systemu.
- Nie zwalniają z odbierania faktur. Obowiązek odbioru z KSeF ma każdy podatnik VAT od 1 lutego 2026 r.
- Nie naprawiają błędu w treści. Faktura z błędem, także wystawiona offline, wymaga korekty — zob. korekty, noty i załączniki.
Narzędzia do tego tematu
Dalej w klastrze „KSeF w praktyce”
Stan prawny: 2026-08-31. Przepisy o KSeF zmieniają się często, a nowelizacja rozporządzenia z lutego 2026 r. weszła w życie z dniem ogłoszenia — przy decyzjach sprawdź, czy nic się od tej daty nie zmieniło.